Capítulo II. Normas comunes en materia de trámites administrativos

En la gestión de trámites administrativos, las dependencias únicamente podrán exigir el cumplimiento de requisitos establecidos de forma expresa en Ley o Acuerdo Gubernativo.

Sin perjuicio de los demás derechos consagrados en la Constitución Política de la República de Guatemala, Tratados Internacionales y demás leyes, los usuarios en la gestión de trámites administrativos tienen los siguientes derechos:

1.A ser informados de manera veraz y oportuna sobre el estado, situación y avances del trámite administrativo que han solicitado, no importando la etapa en que se encuentre.

2.A abstenerse de presentar documentos o cumplir con requisitos que no hayan sido establecidos previamente en la ley o acuerdo gubernativo aplicable.

3.A que la información o documentación presentada en el marco de la gestión de un trámite administrativo no sea requerida nuevamente por la misma dependencia con el objeto de atender ese mismo trámite.

4.A delegar la gestión de un trámite administrativo, salvo cuando la presencia del interesado sea requerida según la ley y/o reglamento aplicable.

5.A no estar restringidos en cuanto al número de trámites que pueden realizar simultáneamente.

6.A exigir el cumplimiento de lo establecido en la presente ley.

Las dependencias deberán atender a todos los usuarios que ingresen a sus oficinas de atención al público antes del horario de cierre de atención, sin perjuicio de la implementación de horarios especiales de atención al público. Las dependencias no podrán establecer horarios reducidos o limitados para la entrega y/o recepción de expedientes.

Los Ministerios del Organismo Ejecutivo por sí mismos o en coordinación entre ellos, deberán facilitar el acceso a trámites en forma física o electrónica, estableciendo oficinas de atención al público en el interior de la República. Las oficinas deberán contar con mecanismos de atención para las personas que no puedan utilizar medios electrónicos o no cuenten con acceso a internet.

Las dependencias sujetas al cumplimiento de la presente ley deben realizar un análisis de calidad de todas las disposiciones y normativas que generen trámites administrativos en el ámbito de su competencia, así como de los procedimientos internos que se deriven de las mismas, a efecto de realizar lo siguiente:

1.Identificar, reducir o eliminar aquellos procedimientos administrativos que resulten innecesarios, redundantes o no se encuentren adecuados a las leyes y reglamentos aplicables.

2.Identificar los trámites administrativos que incrementen el costo operacional de la administración pública, que hagan menos eficiente su funcionamiento y propicien conductas no transparentes.

3.Adaptar los trámites administrativos a la forma más sencilla posible, reduciendo al mínimo los requisitos y exigencias a los usuarios, dejando única y exclusivamente los pasos que sean indispensables para cumplir el propósito de los mismos.

4.Rediseñar el trámite administrativo utilizando al máximo los elementos electrónicos.

5.Incorporar controles automatizados que minimicen la necesidad de estructuras de supervisión y controles adicionales.

6.Evitar las instancias en las cuales el juicio subjetivo del servidor público responsable del trámite administrativo o de parte de él, pueda interferir en el proceso.

Para cumplir con lo dispuesto en el presente artículo, las dependencias podrán coordinar esfuerzos con el ente rector encargado de velar por el cumplimiento de la presente ley, para la implementación de prácticas de evaluación y auditoria de procesos administrativos, con el objetivo de mejorar el aprovechamiento de las tecnologías de la información y comunicación.

Los usuarios únicamente deberán cumplir con los requisitos y/o procedimientos que se encuentren vigentes al momento en que inicio la gestión del trámite administrativo y no podrán ser afectados por reformas o modificaciones posteriores en el procedimiento.

Previo a la creación o modificación de un trámite administrativo, y de conformidad con el artículo 5 de la presente ley, la dependencia deberá publicar en internet con un mes de anticipación, la propuesta del nuevo procedimiento, desde el punto de vista del usuario, con el objeto de darlo a conocer y recibir observaciones.

La aplicación del presente artículo se realizará sin perjuicio de otros mecanismos de participación ciudadana, de recopilación de información y/o de medición de satisfacción de los usuarios.

Las dependencias deberán implementar mecanismos para que los usuarios evalúen la atención recibida.

Una vez presentada una solicitud de trámite administrativo ante una dependencia o ante un Portal Interinstitucional, se deberá realizar el procedimiento de verificación de requisitos de forma y fondo, evitando revisiones parciales. Si se identifica uno o más faltantes, se le hará el requerimiento respectivo al usuario, de forma física o electrónica para que subsane y envíe nuevamente el expediente.

Ninguna dependencia podrá cobrar cargos, costos o aranceles por el rechazo de expedientes.

Ninguna dependencia podrá exigir la presentación de Declaraciones Juradas como requisito previo a obtener un resultado final, formulario o solicitud. Para surtir los efectos de declaración bajo juramento, bastará la afirmación que haga el usuario ante la dependencia, de forma física o electrónica, en la presentación del formulario o solicitud correspondiente.

Las dependencias tienen prohibido exigir cualquier información, documento, certificado y/o constancia que ellas mismas generen o emitan. Si la ley requiere que para un trámite se deba presentar documentos que la dependencia genere o emita, la dependencia los incorporará de oficio.

Cuando para la realización de un trámite administrativo se requiera la presentación de un documento que por su naturaleza haya requerido otros de la misma clase y de menor jerarquía para su obtención, estos otros documentos se presumirán existentes y no será obligatoria su presentación.

Las firmas de personas individuales o de los representantes legales de las personas jurídicas puestas en solicitudes o formularios que se presentan para la realización de trámites administrativos, de manera física o electrónica, se presumen auténticas y no requieren de legalización de firma ante Notario.

Tal presunción se desestimará si la persona de la cual se dice pertenece la firma, la tacha de falsa o si se determina su falsedad por otros medios. En estos casos las dependencias quedan facultadas para suspender y archivar el trámite respectivo, notificando al usuario de tal circunstancia; sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles y penales que se puedan deducir.

Las firmas contenidas en documentos que implican transacción, desistimiento y en general, disposición de derechos, se presentarán de acuerdo con las normas aplicables para cada caso.

Los actos de funcionario público competente, en el ejercicio de sus atribuciones, se presumen auténticos y los documentos que emitan o produzcan no requerirán ningún tipo de legalización o certificación adicional.

Los documentos otorgados en territorio extranjero, legalizados ante funcionario competente de Guatemala, debidamente acreditado, o los documentos apostillados conforme el Convenio de la Haya, tienen plena validez legal en territorio guatemalteco, sin que sea necesario una acreditación ante dependencia pública o la traducción del sello de la apostilla.

Ninguna dependencia, podrá exigir la presentación de denuncia por pérdida de documentos con el fin de tramitar la expedición del duplicado o reemplazo correspondiente, para lo cual bastará la afirmación del usuario sobre tal circunstancia.

Cuando el ordenamiento jurídico permita la renovación de un permiso, licencia o autorización y el usuario la solicite dentro de los plazos previstos para el efecto, en cumplimiento de los requisitos exigidos para ese fin; la vigencia del permiso, licencia o autorización inicial se entenderá prorrogada hasta tanto se produzca y se notifique la decisión de fondo por parte de la dependencia competente.

Si no existe plazo legal para solicitar la renovación o prórroga del permiso, licencia o autorización, ésta deberá presentarse quince días antes del vencimiento del permiso, licencia o autorización, con los efectos señalados en el párrafo anterior.

El presente artículo no podrá aplicarse cuando haya terceros que se hayan opuesto en vía administrativa, jurisdiccional o constitucional al otorgamiento del permiso, licencia o autorización inicial o al desenvolvimiento de las actividades que se realizan a raíz de dicho permiso, licencia o autorización.

Para simplificar el pago de cualquier cobro a cargo de las dependencias, estas deberán poner a disposición de los usuarios una o más de las siguientes formas de cumplimiento de esta obligación:

1.Pago electrónico mediante tarjeta de crédito, tarjeta de débito o similar,

2.Pago a través de banca virtual o aplicaciones de los bancos con que la dependencia trabaje,

3.Pago directo en cualquier sucursal de los bancos con que la dependencia trabaje; y,

4.Otros servicios de pago electrónico.

Las dependencias mantendrán el mismo costo tanto en los trámites físicos como en los electrónicos, pudiendo únicamente aumentar el mismo, cuando por la modalidad de pago, existan comisiones y/o cargos por los servicios financieros prestados. Estas comisiones y/o cargos serán cubiertos por el usuario y no se considerarán como parte del arancel.

Las dependencias deben utilizar formas electrónicas y/o recibos autorizados por la Contraloría General de Cuentas para el registro de los ingresos provenientes de trámites administrativos. Asimismo, utilizarán sistemas que faciliten la expedición y control de dichas formas y/o recibos, según las modalidades de pago disponibles.