Capítulo III. Medios electrónicos

Las dependencias deberán implementar las tecnologías necesarias para la utilización e implementación progresiva de medios electrónicos, que permitan la realización de trámites a distancia o la mejora de sus archivos, con las condiciones de seguridad procedentes. Asimismo, gestionarán reducir de manera progresiva el uso de firmas manuscritas, sellos de hule y cualquier otro mecanismo que impida la expedición y envío electrónico de resultados finales.

Las dependencias incorporarán la firma electrónica avanzada como garantía para evitar alteraciones y conferir certeza a la documentación que emitan de manera electrónica de conformidad con lo preceptuado en el Decreto Número 47-2008, Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas. Los sistemas electrónicos, sitios web o Portales Interinstitucionales que se implementen para la gestión de trámites administrativos deberán estar disponibles sin restricciones de horario.

Las dependencias están obligadas a publicar en Internet:

1.Los trámites administrativos que se puedan gestionar en la dependencia;

2.Los requisitos que se deben cumplir y/o presentar;

3.El costo del trámite administrativo;

4.El procedimiento a seguir por el usuario;

5.El tiempo de respuesta de la dependencia; y,

6.La normativa aplicable al trámite administrativo.

Las dependencias no exigirán la presencia física del usuario para brindarle información o notificarle sobre el avance de un trámite y deberán implementar mecanismos de trazabilidad de los expedientes.

Las dependencias que estén a cargo de trámites administrativos, deberán implementar las tecnologías necesarias para que estos puedan gestionarse a distancia, procurando la automatización de los mismos.

Si los sistemas electrónicos permiten la generación de documentos y/o resultados finales fuera de los horarios de atención al público, estos deberán comunicárselo o trasladárselo al usuario de manera inmediata.

Si el resultado final de un trámite administrativo no puede ser enviado por medios electrónicos, la dependencia deberá implementar sistemas de mensajería que permitan la entrega del resultado final al usuario o entregar el mismo a un delegado del usuario, salvo cuando la presencia del interesado sea requerida según la Ley o Acuerdo Gubernativo aplicable. Los costos de mensajería deben ser cubiertos por el usuario con anticipación a la realización del envió.

Si, por error en correo electrónico, el usuario no recibe el resultado final de un trámite, las dependencias establecerán procedimientos para reenviar el resultado a una dirección alterna, a solicitud del usuario y sin mayor trámite.

Las dependencias deberán colocar en internet, a disposición de los usuarios, el formulario o solicitud para la gestión del trámite administrativo.

Si la dependencia a cargo de un trámite implementa un sistema electrónico para la realización del mismo, el sistema deberá integrar el formulario o solicitud.

El envío de formularios o solicitudes, a través de herramientas electrónicas que las dependencias tengan disponibles para realizar trámites en línea, eximirán al usuario de la presentación física de los mismos. Ninguna dependencia podrá cobrar por formularios o solicitudes en formato físico o electrónico.

Cualquier documento electrónico o digitalizado, firmado con firma electrónica avanzada y enviado a las dependencias a través de las herramientas que tengan disponibles para realizar trámites en línea, estará exento del envío de copias físicas y las dependencias lo conservarán en forma digital.

La firma electrónica plasmada en documentos electrónicos o digitalizados podrá provenir de la dependencia o autoridad que emitió el documento o que está facultado por ley para firmarlo, del interesado, de mandatario facultado, del representante legal de la persona interesada, del notario que generó los documentos principales del trámite, de quién pueda firmar a ruego del interesado o de las personas que estén facultadas a firmarlo según lo establezca la ley.

Cualquier documento que por ley deba contener elementos físicos como firmas manuscritas, timbres, sellos u otras formalidades podrá digitalizarse para presentarse ante las dependencias. El documento original podrá ser solicitado cuando la copia digitalizada no haya sido firmada con firma electrónica avanzada o cuándo exista sospecha de falta de autenticidad.

Las dependencias deberán implementar las tecnologías que permitan gestionar los trámites administrativos mediante un expediente electrónico, que contendrá toda la documentación vinculada al trámite administrativo, con la indicación de la fecha y hora en que se emitió, añadió o modificó cada uno de ellos.

El archivo de los expedientes electrónicos se realizará en bases de datos o archivos electrónicos, con las medidas de seguridad y/o medidas de protección de datos que eviten su pérdida. Las dependencias que participen en un mismo trámite compartirán base de datos, expediente electrónico y archivo, por lo que no estarán obligadas a tener copia de la misma información en otras bases de datos o archivos propios.

Las bases de datos y/o archivos públicos deberán conservarse en servidores locales o remotos, propios o de terceros, a través de la contratación de servicios especializados, a conveniencia de las dependencias interesadas.

Las dependencias podrán archivar de oficio los expedientes que hubiesen sido devueltos al usuario para correcciones y que no hubiesen sido impulsados por el usuario por más de tres meses, solicitando al usuario realizar una nueva gestión. De igual forma archivarán los resultados finales que no hubiesen sido recogidos por el usuario luego de tres meses de espera, implementando procesos para que estos puedan entregarse en un momento posterior.

Las dependencias promoverán la transición de archivos físicos a archivos electrónicos y podrán reciclar o destruir los expedientes físicos al momento de tener una copia digitalizada de los mismos. Los documentos digitalizados deben ser de fácil consulta y se deben archivar con las medidas de seguridad, medidas de protección de datos y redundancias que eviten su pérdida y/o alteración.

Los registros públicos deberán implementar canales de acceso a la información que le permitan a cualquier persona realizar consultas y/o búsquedas de datos que consten en la institución. Asimismo, implementarán mecanismos de validación de los documentos que emitan para su verificación por cualquier interesado.

Los registros públicos regulados por esta ley, no podrán cobrar por la simple consulta de la información que administran y deberán contar con mecanismos electrónicos que permitan consultar dicha información a través de sus sitios web, sin requerir la presencia física del usuario, la inscripción o creación de cuentas en un sistema o cualquier mecanismo que requiera la validación del correo electrónico o identidad del usuario. Los Registros Públicos deberán, en cualquier consulta, proteger los datos e información considerados como sensibles por la Ley de Acceso a la Información Pública, Decreto 57-2008 del Congreso de la República.

Los registros públicos reguladas por esta ley deberán implementar mecanismos electrónicos de intercambio de información con otras instituciones públicas y/o privadas facilitando el servicio que estás últimas prestan.

Los documentos, datos e información electrónica o digitalizada tienen el mismo valor y eficacia que aquellos en formato físico, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles y penales que se puedan deducir en caso exista falsedad y/o diferencia entre el contenido de los documentos transmitidos, registrados o archivados electrónicamente y los documentos físicos.

Un documento electrónico, con la firma electrónica avanzada de la dependencia que lo emitió, prevalecerá sobre su versión impresa, sin embargo, su versión impresa también se considerará original si contiene un mecanismo que permita su validación.

Cuando una dependencia requiera la presentación de requisitos o información que pueda obtener a través de una conexión con la dependencia emisora, la misma podrá tomar la decisión de obtener dicho requisito o información de oficio sin solicitar que el usuario lo presente.

Las dependencias no serán responsables por la falsedad de documentos o información suministrada por el usuario o que proceda de conexiones con otras entidades, sin embargo; podrán solicitar una ampliación de información o documentos adicionales, si dentro de la documentación o información se identifican vacíos, contradicciones y/o inconsistencias,

Las dependencias deberán coordinar esfuerzos para el intercambio y la homologación de la información que administran, pudiendo generar bases de datos gubernamentales que compilen la información estatal y que permitan generar estadísticas de importancia para el desarrollo económico y social del país.

Para efectos del cumplimiento de este artículo, y de cualquier otra disposición relacionada a temas de transparencia intercambio de información, trazabilidad y/o simplificación de trámites que consten en la presente ley y que impliquen la coordinación y/o el intercambio de información entre dependencias, no será necesaria la suscripción de acuerdos o convenios adicionales.