Título XI. Archivo General de protocolos

. Al Archivo General de Protocolos, dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial, le corresponde registrar los mandatos judiciales, recibir y conservar los expedientes extrajudiciales de jurisdicción voluntaria, los testimonios especiales de las escrituras públicas autorizadas por los Notarios del país y los Protocolos que en él se depositen por fallecimiento, impedimento o ausencia del Notario respectivo.

Será dirigido por un Notario colegiado activo y habilitado para el ejercicio de la profesión y que haya ejercido la misma por un período no menor de cinco años. Llevará el título de Director del Archivo General de Protocolos, y será nombrado por el Presidente del Organismo Judicial.

La Corte Suprema de Justicia podrá acordar, bajo su estricta responsabilidad, el traslado a cualquier otro lugar los testimonios especiales y Protocolos de Notarios que hayan sido microfilmados o reproducidos por otro procedimiento en el Archivo, pero únicamente podrá incinerar o destruir los testimonios especiales cuando hayan transcurrido diez (10) años contados a partir de la fecha de recepción.

El director del Archivo, al tomar posesión de su cargo, recibirá por inventario los protocolos, libros y demás documentos del Archivo, y levantará un acta en la que se hará constar todo lo relativo a la entrega y recepción del cargo, que será suscrita por el director saliente y el entrante, y de la que remitirá copia a la Corte Suprema de Justicia.

Los inventarios del Archivo contendrán la relación de todos los documentos que obren en el mismo, y respecto a los protocolos, la indicación del número de éstos, folios de cada volumen, años que comprendan y nombre del Notario autorizante.

El director del Archivo General de Protocolos tiene las atribuciones siguientes:

1ºExtender testimonio de los instrumentos públicos que obren en el Archivo, bastando solicitud verbal de la parte interesada;

2ºPracticar la inspección de los protocolos de los notarios que residan en la capital y en los municipios del departamento de Guatemala;

3ºExigir la entrega de los protocolos de conformidad y en los casos establecidos por esta ley;

4ºGuardar y conservar bajo su responsabilidad los protocolos, libros de actas y de inventarios, los avisos notariales y demás documentos del Archivo;

5ºRendir a los tribunales los informes que le pidieren relativos a los documentos del Archivo;

6ºCuidar de que los índices, testimonios especiales y avisos notariales sean empastados, con la separación debida;

7ºExtender recibo de todos los documentos y avisos que reciba de los notarios, en la misma fecha de su recepción;

8ºRegistrar los poderes y toda modificación o revocatoria de los mismos, en riguroso orden cronológico, para lo cual llevará un libro especial;

9ºAnotar al margen de los instrumentos que obren en el Archivo, las modificaciones que sufran y de las cuales tenga conocimiento por aviso del Notario autorizante.

Tal anotación deberá incluirse en los testimonios que se extiendan con posterioridad;

10.No permitir que sean extraídos, aún con orden de autoridad judicial, los protocolos, testimonios y documentos del Archivo. Si la autoridad, cualquiera que fuere, tuviere que practicar alguna diligencia, la verificará en el propio Archivo, a presencia del director, el cual firmará el acta que se levantare;

11.Dar parte a la Corte Suprema de Justicia de cada infracción al artículo 37, así como de las demás faltas en que incurrieren los notarios por la inobservancia de esta ley, y de las irregularidades que encontrare en los protocolos que inspeccionare y revisare; y

12.Poner la razón de cierre y elaborar el índice respectivo en aquellos protocolos que fueren entregados al Archivo, y en los cuales el Notario no haya podido satisfacer ese requisito, por causa justificada;

El Archivo es público. El director permitirá sin cobro alguno, a cualquier persona que lo solicite, la consulta de cualquier escritura o documento, dentro de la misma oficina, así como que tome los datos y notas que desee. Si se tratare de testamentos o donaciones por causa de muerte, de personas no fallecidas, sólo podrán ser exhibidos a los otorgantes, comprobando su identidad, y el Notario autorizante.

Para el cobro de gastos y honorarios se ajustará el director al Arancel de Notarios. Los honorarios se enterarán en la Tesorería de Fondos de Justicia con destino al pago mensual del sueldo del director y empleados del Archivo y de los gastos de oficina.