Título II. Protocolo

El Protocolo es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación, razones de legalización de firmas y documentos que el Notario registra, de conformidad con esta ley.

Las escrituras matrices, actas de protocolación y razones de legalización de firmas se extenderán en papel sellado especial para protocolos.

Las oficinas fiscales venderán exclusivamente a los notarios en ejercicio, el papel para protocolo, en lotes de veinticinco pliegos, por lo menos, guardando en éstos el orden correlativo. Dichas oficinas anotarán la venta en un libro de registro, en el que se consignarán la serie y los números del papel, y el nombre y firma y sello del Notario que recibe el papel para sí, o por encargo de otro Notario.

El protocolo del Escribano del Gobierno, los de los agentes diplomáticos y consulares, y los testimonios e índices respectivos, se extenderán en papel de lino o similar, sin perjuicio del impuesto fiscal correspondiente.

. -Los Notarios pagarán en la Tesorería del Organismo Judicial cincuenta quetzales (Q 50.00), cada año, por derecho de apertura de protocolo. Los fondos que se recauden por este concepto, se destinarán a la encuadernación de los testimonios especiales enviados por los Notarios al Archivo General y a la conservación de los protocolos.

El protocolo se abre con el primer instrumento que el Notario autorice, el que principiará en la primera línea del pliego inicial. Se cerrará cada año el 31 de diciembre, o antes si el Notario dejare de cartular. La razón de cierre contendrá: la fecha; el número de documentos públicos autorizados; razones de legalización de firmas y actas de protocolación; número de folios de que se compone; observaciones, si las hubiere; y la firma del Notario.

En el protocolo deben llenarse las formalidades siguientes:

1ºLos instrumentos públicos se redactarán en español y se escribirán a máquina o a mano, de manera legible y sin abreviaturas;

2ºLos instrumentos llevarán numeración cardinal, y se escribirán uno a continuación de otro, por riguroso orden de fechas y dejando, de instrumento a instrumento, solo el espacio necesario para las firmas;

3ºEl protocolo llevará foliación cardinal, escrita en cifras;

4ºEn el cuerpo del instrumento, las fechas, números o cantidades, se expresarán con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se estará a lo expresado en letras;

5ºLos documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban, se copiarán textualmente;

6ºLa numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse más que para la intercalación de documentos que se protocolen; o en el caso de que el notario hubiere terminado la serie; y

7ºLos espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes de que sea firmado el instrumento.

Serán nulas las adiciones, entrerrenglonaduras y testados, si no se salvan al final del documento y antes de las firmas. Las enmendaduras de palabras son prohibidas.

El índice del protocolo se extenderá en papel sellado del mismo valor del empleado en él, y contendrá en columnas separadas:

1ºEl número de orden del Instrumento;

2ºEl lugar y la fecha de su otorgamiento;

3ºLos nombres de los otorgantes;

4ºEl objeto del instrumento; y

5ºEl folio en que principia.

En el índice podrán usarse cifras y abreviaturas.

El índice irá fechado y firmado por el Notario y antes de suscribirlo, podrá hacer las observaciones pertinentes.

El Notario agregará al final del tomo respectivo del protocolo, los atestados referentes a los instrumentos que autorice, si no hubieren sido transcritos, y la constancia del pago a que se refiere el artículo 11 de esta ley.

El notario mandará a empastar el protocolo dentro de los treinta días siguientes a su cierre.

El notario es depositario del protocolo y responsable de su conservación.

El protocolo no puede ser extraído del poder del Notario, sino en los casos previstos por esta ley.

Salvo el caso de averiguación sumaria por delito, sólo el Inspector de Protocolos está facultado para revisar totalmente el registro notarial.

Las escrituras matrices podrán consultarse por cualquier persona que tenga interés, en presencia del Notario, exceptuándose los testamentos y donaciones por causa de muerte, mientras vivan los otorgantes, pues sólo a ellos corresponde ese derecho.

Si el Notario se negare a exhibir la escritura, el juez de Primera Instancia de su jurisdicción, previa audiencia por veinticuatro horas, que dará al Notario, dictará la resolución que corresponda.

Los albaceas, herederos o parientes, o cualquiera otra persona que tuviere en su poder el protocolo de un Notario fallecido, lo depositará dentro de los treinta días siguientes al fallecimiento, en el Archivo General de Protocolos, si se encontrare en la capital, o dentro del mismo plazo en el juez de Primera Instancia o alcalde municipal, si estuviere en una cabecera departamental o municipio, respectivamente. En estos casos el juez de Primera Instancia o el alcalde municipal, lo remitirá dentro de los ocho días siguientes a su depósito al referido Archivo.

El registrador civil al asentar la partida de defunción de un Notario, si ésta ocurriere en la capital, dará inmediatamente aviso al director del Archivo General de Protocolos y si ocurriere en un departamento, al juez de Primera Instancia jurisdiccional, a efecto de que puedan, según el caso, exigir el cumplimiento del artículo anterior.

En caso de incumplimiento de la persona en cuyo poder esté el protocolo de un Notario fallecido, el juez de Primera Instancia jurisdiccional a requerimiento del director del Archivo General, o de oficio, hará uso de los apremios legales hasta obtener la entrega.

El Notario que por cualquier causa quedare inhabilitado para cartular, deberá entregar su protocolo al Archivo General en la capital y al juez de Primera Instancia en los departamentos, quien lo remitirá dentro de los ocho días siguientes al referido Archivo. También podrá el Notario hacer entrega de su protocolo al Archivo General si así lo deseare.

. El Notario que tenga que ausentarse de la República por un término mayor de un año, deberá entregar su Protocolo al Archivo General de Protocolos en la capital y, en los departamentos, al Juez de Primera Instancia, quien lo remitirá al referido archivo. Si la ausencia del Notario fuere por un plazo menor, lo depositará en otro Notario hábil, debiéndose dar aviso firmado y sellado por ambos Notarios al Director del Archivo General de Protocolos en la capital, o a un Juez de Primera Instancia del domicilio del Notario, cuando no lo tenga en el Departamento de Guatemala, quien lo deberá remitir al Archivo General de Protocolos, dentro del término de ocho días. El aviso indicará el nombre y dirección del Notario en que quede depositado el protocolo.

El Notario depositario podrá extender testimonios y suministrar a quien lo solicite, los informes que le sean requeridos, en relación al protocolo depositado.

La copia del aviso debidamente sellado por el Archivo General de Protocolos, o el Juez de Primera Instancia en su caso, será documento suficiente para permitir al Notario, salir del país.

La Dirección General de Migración tendrá una nómina de Notarios en ejercicio, que le proporcionará y mantendrá al día el Director del Archivo General de Protocolos para el control correspondiente.

Los protocolos depositados serán devueltos por requerimiento personal del Notario depositante, al cesar la causa del depósito.