Trámites con notario en Guatemala: qué hace y cuánto cobra

La regla: el notario da fe pública

El Notario tiene fe pública para hacer constar y autorizar actos y contratos en que intervenga por disposición de la ley o a requerimiento de parte (art. 1 CNot). Esa es la base de todo lo demás: sin notario, una escritura pública no existe como tal.

También pueden ejercer el notariado los jueces de Primera Instancia en las cabeceras donde no haya notario hábil, o donde el que hay esté imposibilitado o se niegue a prestar sus servicios, y los cónsules o agentes diplomáticos acreditados en el exterior que sean notarios hábiles (art. 6 CNot).

Para ejercer se requiere, entre otras cosas, ser guatemalteco natural, mayor de edad, del estado seglar y domiciliado en la República; haber obtenido el título facultativo; y haber registrado en la Corte Suprema de Justicia el título, la firma y el sello que usará (art. 2 CNot).

Qué trámite pides, según lo que necesitas

Necesidad	Trámite	Norma
Vender, comprar o gravar un inmueble y poder inscribirlo	Escritura pública con las formalidades esenciales	29 y 31
Que alguien firme un documento y conste que la firma es suya	Acta de legalización de firmas	55
Que una fotocopia tenga valor de copia fiel	Auténtica de fotocopias	55
Dejar constancia de un hecho que el notario presencia	Acta notarial	60 y 61
Incorporar un documento privado al protocolo	Protocolación	63
Copia fiel de una escritura para el registro o para las partes	Testimonio	66

El protocolo y el Archivo General de Protocolos

El protocolo se extiende en papel sellado especial para protocolos, que las oficinas fiscales venden solo a los notarios en ejercicio, en lotes de veinticinco pliegos por lo menos y en orden correlativo (art. 9 CNot).

El Archivo General de Protocolos es una dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial. Le corresponde registrar los mandatos judiciales, recibir y conservar los expedientes extrajudiciales de jurisdicción voluntaria, los testimonios especiales de las escrituras autorizadas por los notarios del país y los protocolos que se depositen por fallecimiento, impedimento o ausencia del notario (art. 78 CNot).

El notario está obligado a remitir al Director del Archivo General de Protocolos, dentro de los veinticinco días hábiles siguientes al otorgamiento de cada escritura pública, un testimonio especial en papel sellado del menor valor con los timbres notariales. En los departamentos, excepto Guatemala, puede entregarlos al Juez de Primera Instancia, que los remite al Archivo. Los testamentos y las donaciones por causa de muerte van en plica firmada y sellada (art. 37 CNot).

Si el notario no envía esos testimonios o los avisos del artículo 38 dentro de los términos, se le impone una multa equivalente al cien por ciento de los honorarios del arancel por cada infracción (art. 100 CNot).

Qué limita o cambia la regla

La auténtica no valida el contenido. La legalización solo da fe de las firmas o de las reproducciones. No prejuzga sobre la validez del documento, ni sobre la capacidad ni la personería de los firmantes (art. 57 CNot).

Nadie puede obligar al notario a trabajar gratis. No se le puede obligar a extender testimonio sin que se le hayan cancelado los gastos y honorarios de autorización del instrumento, y sin que se le anticipen los de expedición del testimonio, conforme al arancel (art. 76 CNot).

Testamentos. Mientras viva el otorgante de un testamento o de una donación por causa de muerte, solo a él se le puede extender testimonio o copia del instrumento (art. 75 CNot).

Prohibiciones del notario. No puede autorizar actos o contratos en favor suyo o de sus parientes, salvo casos muy puntuales en los que firma con la antefirma «Por mí y ante mí», como su propio testamento o los poderes que confiere. Tampoco puede extender certificación de hechos que presenció sin haber intervenido en ellos por razón de oficio, solicitud de parte o requerimiento de autoridad (art. 77 CNot).

Formalidades que faltan. Si se omite una formalidad esencial del instrumento público, la parte interesada puede demandar la nulidad dentro del término de cuatro años contados desde la fecha de otorgamiento (art. 32 CNot). Si la formalidad omitida no es esencial, el notario incurre en una multa de cinco a cincuenta quetzales (art. 33 CNot).

Impedimentos para ejercer. No pueden ejercer el notariado, entre otros, los civilmente incapaces, los toxicómanos y ebrios habituales, quienes padezcan defectos que les impidan el correcto desempeño, y quienes hayan sido condenados por delitos como falsedad, robo, hurto, estafa, cohecho o prevaricato (art. 3 CNot). Tampoco los funcionarios y empleados de los Organismos Ejecutivo y Judicial y de las municipalidades que devenguen sueldo del Estado o del municipio (art. 4 CNot).

Ejemplo con números

Ana vende su casa a Beto por Q450,000. El trabajo del notario se reparte así:

1. Autoriza la escritura pública con la relación fiel, concisa y clara del contrato, la fe de conocimiento de los otorgantes, la lectura del instrumento y las firmas (art. 29 CNot).
2. Da los avisos a la Dirección General de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles y a la municipalidad respectiva dentro de los quince días de la fecha de autorización, porque el acto se relaciona con el impuesto sobre venta y permuta de bienes inmuebles (art. 38 CNot).
3. Remite el testimonio especial al Archivo General de Protocolos dentro de los veinticinco días hábiles siguientes (art. 37 CNot).
4. Extiende el testimonio que Beto necesita. Para inscribir la escritura en el Registro de la Propiedad Inmueble, ese testimonio debe llevar insertadas las constancias de solvencia del impuesto territorial del tres por millar y de los impuestos municipales, o los recibos del último trimestre, y las constancias del pago de alcabala o del impuesto hereditario o de donación (art. 69 CNot).

Honorarios. Ana y el notario pactan libremente (art. 106 CNot). Si no hubiera convenio, el arancel fija para escrituras de valor determinado de más de Q100,000 hasta Q1,000,000 una base de Q500 más el tres por ciento sobre el valor del contrato (art. 109 CNot). Sobre Q450,000, el tres por ciento es Q13,500; con la base, Q14,000. El arancel también fija Q50 por el testimonio del protocolo del mismo año en que se solicita (art. 109 CNot).

Si el notario trabaja fuera de su oficina, pero dentro del radio de la población donde reside, cobra Q50 por cada hora de trabajo además de los honorarios; si sale de la población, cobra también Q6 por kilómetro o fracción, sumados ida y regreso (art. 108 CNot).

Qué hacer

1. Verifica que el notario tenga su título, firma y sello registrados en la Corte Suprema de Justicia (art. 2 CNot).
2. Pacta los honorarios por escrito antes de empezar. Si no hay convenio, rige el arancel (art. 106 CNot y art. 108 CNot).
3. Lleva tu documento de identificación. Si el notario no te conoce, te identifica con la cédula de vecindad o el pasaporte, o con dos testigos que él conozca (art. 29 CNot).
4. Lee el instrumento antes de firmar. El notario debe leerlo a los interesados y recoger su ratificación y aceptación (art. 29 CNot).
5. Pide tu testimonio en papel sellado, sellado y firmado (art. 66 CNot). Guarda también una copia simple legalizada.
6. Si el trámite es sobre un inmueble, pide que el testimonio incluya las solvencias que exige el Registro de la Propiedad Inmueble (art. 69 CNot).
7. Si el notario se niega a darte el testimonio, acude al juez de Primera Instancia para que lo ordene (art. 74 CNot).
8. Si el documento es un testamento, recuerda que solo el otorgante puede pedir copia mientras viva (art. 75 CNot).